Organizar la facultad, los proyectos o la vida personal puede complicarse si no tenés las herramientas adecuadas. Notion, la app de productividad que arrasa entre estudiantes y freelancers, promete ser la solución definitiva… pero muchos terminan abandonándola antes de entender cómo funciona. Según un estudio de Befocusy de 2025, el 70% de los nuevos usuarios deja de usarla en el primer mes por falta de método.

La buena noticia es que dominarla no es tan difícil si se empieza con una hoja de ruta clara. Un informe de OneDigital presenta una guía práctica para convertir Notion en tu centro de control digital y aprovechar su potencial al máximo.

Los primeros pasos para no rendirse

Notion no es sólo un cuaderno digital: es una plataforma que combina notas, tareas, bases de datos y automatizaciones en un mismo espacio. Su flexibilidad es su mayor fortaleza, pero también su trampa. De hecho, un estudio de Wheel Hub revela que seis de cada diez usuarios no explotan ni el 30% de sus funciones.

El truco está en no intentar aprender todo de golpe, sino en construir un sistema propio. Con algunos pasos básicos, podés transformar el desorden en productividad real.

Antes de lanzarte a crear 1.000 páginas, la guía recomienda tres pasos esenciales:

1. Personalizar el espacio: activá el modo oscuro, cambiá el dominio de tu workspace y, si usabas Evernote o Google Drive, importá tus datos desde el menú lateral.

2. Diferenciar entre bloques y bases de datos: los bloques sirven para texto o listas simples; las bases de datos, para proyectos o tareas más complejas.

3. Separar tus áreas: no mezcles la vida personal con la universidad o el trabajo. Creá páginas principales para cada ámbito, y usá íconos y colores para identificarlas.

Un ejemplo práctico: un estudiante puede tener una página “Universidad” con subpáginas por materia y otra “Personal” con sus hábitos y gastos.

Funciones que salvan la vida, los errores que todos cometen y sus soluciones

Cuando ya tenés la estructura, llega lo divertido:

- Listas de tareas con subtareas y recordatorios automáticos.

- Plantillas inteligentes para no empezar desde cero.

- Colaboración en tiempo real, ideal para trabajos grupales.

- Inteligencia artificial integrada, que resume textos, corrige redacción o genera ideas nuevas.

Además, podés usar Notion para gestionar tu blog, tus proyectos freelance o incluso tu emprendimiento.

El 90% de los usuarios nuevos tropieza con los mismos problemas:

- Mezclar todo en una sola página, o crear muchas.

- Crear bases de datos demasiado pesadas.

- Ignorar las plantillas existentes.

La solución: mantener un inbox para ideas sueltas, revisar tu espacio cada semana y limitar las propiedades de cada base de datos.

Dominar Notion no se trata de conocer todas sus herramientas, sino de construir un sistema que funcione para vos. Con una estructura simple y algo de constancia, podés ahorrar horas, reducir el estrés y tener toda tu vida organizada en un solo lugar.

En otras palabras: empezar de a poco, personalizar y no rendirse. Esa es la verdadera fórmula para convertir Notion en tu mejor aliado.